Všetky texty o novom koronavíruse budú na SME.sk odomknuté a prístupne pre každého, považujeme to totiž za verejný záujem. Ak chcete podporiť novinárov a serióznu žurnalistiku, môžete tak urobiť kúpou predplatného.
Pomôcť podnikateľom v čase, keď boli proti šíreniu koronavírusu prijaté prísnejšie opatrenia a ľudia tak preventívne ostali v karanténe, je mimoriadne komplikované.
Podnikatelia, čo robiť počas pandémie? Na štát sa nespoliehajte Čítajte Firmám môže pomôcť proaktívna komunikácia s bankami a dodávateľmi, vypracovanie stratégie a alternatívnych plánov pri rôznych úrovniach prepadov tržieb či predĺženie lehoty na daňové priznanie. Všeobecné tipy pre podnikateľov a firmy nájdete v tomto článku.
INDEX oslovil zakladateľa siete kníhkupectiev Martinus Michala Meška, aby sa podelil s vlastnými tipmi, ktoré vo firme v krízovej situácii uplatnil. Jeho firma sa totiž od soboty 14. marca rozhodla až do odvolania zavrieť všetky prevádzky.
1. Jasná komunikácia so zamestnancami
Pomohlo, keď sa vo firme všetky informácie komunikujú transparentne, proaktívne a niekedy je podľa Meška dobré byť jeden až dva kroky pred tým, čo rieši vláda. „To dalo ľuďom veľkú dôveru, že vedenie firmy vie, čo robí. My sami sme si pritom samozrejme neboli istí, či je to správne rozhodnutie,” tvrdí Meško.
2. Sme v tom spoločne
Ukázať ľuďom, že sme v tom spolu. Podľa šéfa Martinusu to vzpružilo ľudí vo firme, dalo im obrovskú podporu a roztočilo sa pozitívne koliesko vo vnútri firmy, kde sa ľudia začali podporovať navzájom a dávať si vzájomnú energiu a spolupatričnosť.
3. Vypracovanie scenárov
Daňové priznania stačí podať do konca mája, neplatí to pre všetkých Čítajte Meško tvrdí, že vo firme pracujú s piatimi rôznymi scenármi. Od „business as usual”, od ktorého sa odrážajú, cez rôzne kombinácie scenárov, podľa toho, ako sa bude dariť jednotlivým divíziám vo firme a podľa toho ako sa bude meniť správanie zákazníkov.
Je potrebné si zanalyzovať kritické miesta a piliere biznisu, o ktoré sa bude dať oprieť najdlhšie. Tomu prispôsobiť rozloženie ľudí, určenie kompetencií, čo má kto robiť. Treba riešiť scenáre, ako dlho firma vydrží s peniazmi bez toho, aby musela čokoľvek osekávať.
Treba si určiť bod, kedy bude musieť firma prejsť aj k bolestivejším opatreniam. Tento bod je pre každú firmu iný. Niektoré firmy vydržia aj mesiace a najhoršie, čo sa im stane, bude nižší alebo nulový zisk. Lenže iné môžu mať už po dvoch týždňoch existenčný problém.
4. Určiť si roly vo firme
Ide o štyri kategórie zamestnancov:
- Ľudia, ktorí sa plne zameriavajú na veci súvisiace s koronavírusom.
- Ľudia, ktorí zabezpečujú chod „core“ biznisu, aby fungoval aspoň základný „krvný obeh a dych” firmy.
- Ľudia, ktorí hľadajú spôsoby ako ušetriť (optimalizácia nákladov, vypnutie aktuálne nepotrebných služieb či predplatného).
- Poslednou skupinou sú ľudia, ktorí riešia ďalší rozvoj a čo bude firma robiť po tom, keď to všetko prehrmí.
5. Tri bloky opatrení
V rámci debát sa v Martinuse riešili tri bloky opatrení podľa priority.
- Prvým okruhom sú opatrenia súvisiace s najbližším obdobím. Sú to kroky, ktoré treba vykonať prioritne - najlepšie v priebehu najbližších hodín. Napríklad, keď padlo rozhodnutie zatvoriť všetky prevádzky Martinusu od soboty 14. marca.
- Druhý blok sú opatrenia súvisiace s ďalšími týždňami - nastaviť režim fungovania, kým budú zákazníci a zamestnanci doma. Rovnako tu treba riešiť, aký dopad to bude mať na partnerov (vydavateľov) aj zamestnancov, a ako im vie firma pomôcť.
- Tretím blokom sú ďalšie mesiace, kedy je potrebné riešiť dlhodobý vplyv na podnikanie, kedy sa situácia začne vracať do normálu.
6. Byť pripravený
Pripomínať to všetkým zamestnancom. Ujasniť si, že informácie aj inštrukcie sa môžu meniť aj viackrát za deň. Je to v poriadku, ak je to v najlepšom záujme zamestnancov, zákazníkov i firmy.
7. Presun domov
Ak budú musieť zamestnanci zostať doma, neznamená to, že nemôžu nič robiť. „My sme už včera (pozn. red.: v piatok 13. marca) mali celodennú poradu, kde sme spoločne rozmýšľali, ako najužitočnejšie využiť náš spoločný čas, keď sú mnohí z nás doma. Za 30 minút sme prišli na desiatky nápadov, od upratovania a aktualizácie manuálov, cez intenzívne plošné vzdelávanie, dopĺňanie obsahu na web, po vymýšľanie nových biznis modelov,” vysvetľuje Meško.
8. Vhodné aplikácie, ktoré fungujú
Overiť si, že všetci zamestnanci vedia pracovať z domu. „Ak ste menšia firma, doslova za pár eur mesačne na zamestnanca môžete mať balík nástrojov na plnohodnotnú prácu na diaľku,“ tvrdí šéf Martinusu. Tu je pár tipov na firemné aplikácie, s ktorými sa podelil aj na svojom profile na Facebooku:
Workplace
Podľa Meška predstavuje pilier komunikácie vo firme a „life-saver“ špeciálne v ťažkých situáciách, akou je koronavírus. Adaptácia vo firme bola blesková. Komunikačná platforma je podobná MS Teams či Yammer, ktorú Martinus používal do roku 2010, no dnes Michal Meško tvrdí, že by sa jej vyhol oblúkom. Platforme Slack zasa nikdy neprišiel na chuť.
„Napríklad v pondelok, keď sa začala vyostrovať situácia okolo korony, na Workplace aspoň raz prišlo 87 percent ľudí. Aspoň raz za týždeň ho navštívi 92 percent ľudí. Za intenzívny deň si tam na chate vymeníme takmer 4000 správ - 80 percent ľudí ho používa aj na mobile,“ tvrdí.
Ľudia sú poprepájaní do skupín podľa tímov, podľa tém, podľa projektov. Zdieľajú sa novinky, požiadavky, nápady, vedomosti, dilemy, ankety, mačiatka. Hotová sieť neurónov z celej firmy, vďaka ktorej všetci vedia informácie rýchlejšie, každý má lepší kontext, každý sa vie rozhodnúť rýchlejšie a aj individuálne, keď treba.
Zoom
Funkčná a spoľahlivá videokonferencia bola pre Meška dlhé roky v rovnakej kategórii ako jednoducho pripojiteľný a spoľahlivý projektor. Teda utópia. Skype aj Google Hangout predstavovali utrpenie.
Zoom bola ale okamžitá láska. „Šliape hneď, dá sa tam kúzliť s rôznymi sharovaniami obrazovky, dnes som režíroval niekoľkohodinovú poradu s dvadsiatimi pripojenými ľuďmi a išlo to super. Dajú sa cez to robiť aj webináre pre stovky účastníkov, ideálne riešenie aj pre vzdelávacie agentúry či školy,“ vysvetľuje.
Google Suite
„Keď dávame dokopy nejaký dokument alebo plán, Google Docs fungujú ako hodinky. Na Drive takisto zdieľame dokumenty, aj keď stále viac ich už dávame rovno na Workplace,” vysvetľuje šéf Martinusu. Vraj skúšali aj Office 365, ale to im nesedelo. Výhodou Office 365 je to, že v balíku má používateľ rovno aj MS Teams a podnikovú sociálnu sieť Yammer.
Wrike
Tú Martinus používa na koordináciu všetkých projektov, úloh a zadaní naprieč firmou. Ide o pomerne komplexný systém, ale veľmi robustný. „Používame ho nielen pre programátorov, ale na evidenciu úloh vo väčšine tímov, vrátane kníhkupectiev. Alternatívy sú Trello či Asana,” dodal Meško.
